Whistleblowerpolitik

BAGGRUND OG FORMÅL

Formålet med denne whistleblower-politik ("politikken") er at give vejledning til Eltels medarbejdere og andre Berettigede Anmeldere (som defineret i afsnittet 3.2 herunder) med hensyn til, hvordan man rejser bekymringer i forbindelse med brud på enhver lov, politik, EU-regler eller andre brud, der falder inden for rammerne af de områder, der er angivet i afsnit 3.1 herunder. Formålet med denne politik er at tilskynde og gøre det muligt for Eltel-medarbejdere, men også andre, der har en legitim grund, at rejse alvorlige bekymringer i god tro uden frygt for efterfølgende negative konsekvenser for dem.

ANVENDELSE OG OMFANG

Politikken kan anvendes af alle Eltels ansatte og andre Berettigede Anmeldere. En version af denne politik på det lokale sprog vil blive implementeret i hvert af de lande, hvor Eltel arbejder. Den lokale politik skal afspejle indholdet af denne politik, bortset fra eventuelle nødvendige ændringer på grund af gældende lokal lovpligtig lovgivning.

POLITIKKENS INDHOLD

Eltel-medarbejdere eller andre Berettigede Anmeldere kan støde på en situation, der ser ud til at være i strid med gældende lovgivning eller Eltels virksomhedsværdier som angivet i Code of Conduct. I sådanne tilfælde opfordres du altid til at gøre Eltel opmærksom på dine bekymringer, for eksempel ved at tale direkte med din leder eller kontaktperson. Men hvis du ikke føler dig tryg ved at gå til din leder eller kontaktperson, og sagen vedrører en Upassende Aktivitet (defineret i afsnittet 3.1 herunder), kan du bruge Eltels whistleblower-system, som er beskrevet i denne politik. Bemærk, at sager, der ikke kvalificeres som en Upassende Aktivitet, ikke er underlagt denne whistleblower-procedure, og bør tages op direkte med din leder eller kontaktperson eller gennem andre gældende procedurer i Eltel til håndtering af den relevante sag.

Hvad tæller som Upassende Aktivitet, der skal rapporteres?

Eltel forventer, at enhver medarbejder og andre Berettigede Anmeldere rapporterer alle kendte eller rimeligt formodede brud på enhver lov, politikker, EU-regler eller andre brud, der falder inden for rammerne af de områder, der er angivet nedenfor. Ethvert forhold, der bør rapporteres, omtales som "Upassende Aktivitet".

Overtrædelserne af lovgivning, politikker, EU-regler og andre brud, der udgør en Upassende Aktivitet, vedrører følgende områder:

• brud på Eltels Code of Conduct;

• brud på eller undladelse af at implementere eller overholde en godkendt Eltel-politik eller -instruktion;

• bevidst brud (eller forsøg på brud) på love og regler;

• uprofessionel adfærd eller adfærd, der ikke er i overensstemmelse med etablerede standarder for praksis;

• tvivlsom regnskabs- eller revisionspraksis;

• udtalelser eller handlinger, der generelt opfattes som uetiske eller uacceptable;

• forsætlig eller uagtsom videregivelse af fortrolige oplysninger;

• farlig praksis, der kan forårsage fysisk skade, eller skade på enhver person eller ejendom;

• undladelse af at forhindre, afbøde eller rette op på (eller tage rimelige skridt til at rapportere) et forhold, der sandsynligvis vil give anledning til betydelige og undgåelige omkostninger, ansvar eller tab af omdømme for Eltel;

• misbrug af magt eller autoritet til ethvert uautoriseret formål;

• uretfærdig forskelsbehandling, chikane eller misbrug i forbindelse med ansættelse eller levering af tjenester;

• gengældelse eller diskrimination på grund af rapporter om upassende aktivitet;

• brud på eller forsøg på overtrædelse af love eller regler for offentlige indkøb;

• brud på love eller regler vedrørende finansielle tjenester, produkter og markeder og forebyggelse af hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme;

• brud på love eller regler vedrørende produktsikkerhed og overholdelse;

• brud på love eller regler vedrørende transportsikkerhed;

• brud på love eller regler  vedrørende miljøbeskyttelse;

• brud på love eller regler vedrørende strålingsbeskyttelse og atomar sikkerhed;

• manglende overholdelse af love eller regler vedrørende fødevare- og fodersikkerhed, dyresundhed og -velfærd;

• manglende overholdelse af offentlige sundhedsregler;

• tilsidesættelse af forbrugerbeskyttelseslove eller -regler;

• brud vedrørende beskyttelse af privatliv og personlige data, samt netværkssikkerhed og informationssystemer; og  

• brud vedrørende  finansielle interesser i EU eller EU’s interne marked (inklusive regler  vedrørende konkurrence, statslig hjælp og virksomhedsskat).

Hvem er beskyttet?

Følgende kategorier af personer er berettiget til at bruge denne whistleblower-procedure, og er derfor beskyttet under denne politik:

• ansatte,
  
  
• selvstændige konsulenter,
  
  
• alle personer, der arbejder under tilsyn og ledelse af entreprenører, underleverandører og leverandører, som er i kontakt med Eltel i forbindelse med deres arbejdsrelaterede aktiviteter,
  
  
• aktionærer, der er engageret i selskabet og enkeltpersoner, der tilhører administrations-, ledelses- eller tilsynsorganet, herunder ikke-ledelsesmedlemmer, og
  
  
• volontører og praktikanter.

Disse kategorier af personer omtales almindeligvis som "Berettigede Anmeldere”. Enhver Berettiget Anmelder der afslører noget under denne politik, omtales almindeligvis som ”anmelder”. Anmelderens rolle er at rapportere en upassende aktivitet, men det er ikke meningen, at den Berettigede Anmleder skal fungere som efterforsker. Anmelderen er beskyttet ifølge denne politik, forudsat at der er rimelige årsager for bekymring, dvs. at sagen rapporteres i god tro (dvs. mener, at det i det væsentlige er sandt).

Ingen repressalier

Følgende sikkerhedsforanstaltninger gælder for anmeldere, der rapporterer en Upassende Aktivitet i overensstemmelse med denne politik:

(a)    Repressalier, chikane eller offergørelse – Enhver negativ handling for at rapportere bekymringer i overensstemmelse med denne politik og gældende love vil ikke blive tolereret, og der vil heller ikke blive truffet negative handlinger mod nogen part, der er tilknyttet dig (herunder både fysiske personer og juridiske enheder) eller nogen person, der hjælper dig i whistleblower-proceduren.

(b)    Ansvarsfrihed – Du vil ikke blive gjort ansvarlig for brud på restriktioner for videregivelse af oplysninger, forudsat at du havde rimelig grund til at tro, at rapporteringen var nødvendig for at afsløre den upassende aktivitet.

(c)    Fortrolighed – Der vil blive gjort alt for at behandle indberetterens identitet og den rapporterede bekymring med passende hensyn til fortrolighed.

(d)    Anonyme påstande – Hvis lokale love tillader det, kan anmelderne forblive anonyme; Man opfordrer dog kraftigt til, at du som anmelder identificerer dig selv for at lette efterforskningen. Bekymringer, der udtrykkes anonymt, vil blive undersøgt på passende vis, men der vil blive taget hensyn til:

·         alvoren i den rejste sag;

·         bekymringens troværdighed; og

·         sandsynligheden for at bekræfte den rapporterede bekymring fra relevante kilder.

Bemærk venligst, at retten til at videregive oplysninger i henhold til denne politik ikke medfører ret til at udlevere Eltels fortrolige dokumentation. Derudover er enhver anmelder, der i forbindelse med indsamling eller videregivelse af information begår en strafbar handling, ikke beskyttet under denne politik.

Interne anmeldere

Sådan bliver du hørt - hvem skal du kontakte

Den lokale jurist er blevet udpeget som funktionen til at modtage og håndtere rapporter om upassende aktivitet internt i Eltel ("Udpeget Funktion").

Enhver Upassende Aktivitet, som du måtte ønske at rapportere, anmeldes ved at bruge den udpegede kanal som beskrevet under afsnittet "Whistleblowing" på dit lokale intranet.

Du er også berettiget til at rapportere mundtligt og, hvis du ønsker det, holde et fysisk møde til dette formål. I så fald bedes du anmode om en sådan mundtlig rapport/møde via rapporteringskanalen som beskrevet ovenfor.

Procedure og opfølgning

Efter indsendelse af en rapport vil du modtage en kvittering for modtagelsen inden for syv dage.

Alle anmeldelser, der sker ifølge denne politik, vil blive taget alvorligt. Eltel vil sikre, at hver rapport vil blive undersøgt omgående og grundigt. De handlinger, Eltel træffer med hensyn til en bestemt rapport, vil afhænge af rapportens art. Den Udpegede Funktion kan kontakte dig for at få yderligere oplysninger. Rapporten kan efterforskes internt eller henvises til politiet og/eller de relevante tilsynsmyndigheder.

Alle oplysninger, der rapporteres og afsløres i løbet af en undersøgelse, forbliver strengt fortrolige og stilles kun til rådighed for tredjepart efter behov, som nødvendigt for at gennemføre undersøgelsen og træffe eventuelle afhjælpende foranstaltninger og underlagt enhver gældende lovgivning.  I tilfælde af at oplysninger, der kan afsløre din identitet, vil blive udleveret til tredjeparter, vil vi informere dig på forhånd, medmindre disse oplysninger vil have en negativ indvirkning på undersøgelsen.

Du vil modtage feedback på de foranstaltninger, der er truffet på grund af din anmeldelse, inden for en periode på tre måneder efter bekræftelsen af ​​modtagelsen.

Dokumentation

I henhold til gældende lovgivning er vi forpligtet til at dokumentere indberetningen og proceduren. Mundtlige anmeldelser vil blive optaget (med dit samtykke) eller dokumenteret i et skriftligt referat. For information angående håndtering af dine personlige data og tilhørende reaktionsperioder, se venligst afsnit 4.

Eksterne rapporter til kompetente myndigheder via en ekstern rapporteringskanal

Du er berettiget til at indsende en rapport eksternt til de udpegede nationale myndigheder, der er kompetente til at modtage og følge op på rapporter. En sådan rapport indsendes gennem deres etablerede rapporteringskanaler.

Du har også ret til at indberette til de relevante institutioner, organer, kontorer eller agenturer i EU.

BEHANDLING AF PERSONLIGE DATA

Alle dokumenter relateret til rapportering, undersøgelse og håndhævelse af denne politik vil blive behandlet og vedligeholdt i overensstemmelse med Eltels gældende politikker og gældende lovgivning. Eltels generelle behandling af personoplysninger er fastlagt i følgende politikker: Databeskyttelsespolitik og HR-databeskyttelsespolitik. Formålet med dette afsnit 4 er at supplere disse politikker og at tydeliggøre processen, især når det gælder whistleblowing-proceduren. Derfor gælder de førnævnte politikker for den behandling, der udføres i overensstemmelse med denne politik, i det omfang (i) det gælder for dit forhold til virksomheden og (ii) at dette afsnit 4 ikke angiver nogen afvigende bestemmelser.

Behandling og retsgrundlag

Som et resultat af en rapport vil Eltel behandle personoplysninger vedrørende anmelderen, de personer, der er omfattet af rapporten, samt andre personer, der er nødvendige for efterforskningen (såsom vidner eller eksperter). Personoplysningerne vil blive behandlet med det formål at gennemføre undersøgelsen og træffe passende foranstaltninger til opfølgning og kun i det omfang, det er nødvendigt for dette formål. Udover de generelle personlige data (som navn, personnummer, adresse, telefonnummer, e-mail, relation til virksomheden, etc.) kan oplysningerne omfatte personlige data af følsom natur, såsom oplysninger om formodede eller bekræftede strafbare handlinger eller andre lovovertrædelser samt oplysninger om den pågældende persons økonomiske situation, personlige forhold og sociale adfærd. Behandlingen af ​​disse typer af personoplysninger kan dog være nødvendig for, at Eltel kan overholde sine juridiske forpligtelser i henhold til gældende love, udføre forpligtelserne og udøve specifikke rettigheder inden for beskæftigelse og social sikring og lovgivning om social beskyttelse, eller kan være nødvendig for at udføre en opgave i samfundets interesse.

Afsløringer

Kun den Udpegede Funktion vil have adgang til de personoplysninger, der behandles som følge af en indberetning. Men som beskrevet i afsnit 3.4.2 kan oplysninger om rapporten gøres tilgængelige for tredjeparter (som politiet) hvis det er nødvendigt for at gennemføre undersøgelsen og træffe eventuelle afhjælpende foranstaltninger, men kun på en need-to-know basis, og med forbehold af gældende lov. 

Tilbageholdelsesperiode

Alle personoplysninger, der ikke er relevante til formålet angivet under 4.1 vil ikke blive behandlet og vil, hvis de indsamles ved en fejl, straks blive slettet.

Personoplysninger, der behandles i henhold til afsnittet 4.1 vil blive gemt, så længe det er nødvendigt for at opnå det formål, de er indsamlet til.

De registreredes rettigheder

I betragtning af interessen i at gennemføre en hensigtsmæssig undersøgelse, og at whistleblowing-proceduren er underlagt streng fortrolighed, vil dine rettigheder som registreret (som angivet i vores politikker nævnt ovenfor) være mere begrænsede, end hvad der generelt er tilfældet. Det betyder for eksempel, at der som udgangspunkt ikke vil blive givet oplysninger om behandlingen.

HENVISNING TIL TILKNYTTEDE INSTRUKTIONER

Eltels Code of Conduct.