Databeskyttelsespolitik

Eltel AB og dets datterselskaber driver virksomhed i Sverige, Finland, Norge, Danmark, Tyskland, Litauen og Polen. Det respektive datterselskab, der er kontraktmæssig aftalepartner, er den dataansvarlige for de personoplysninger, der indsamles i henhold til denne politik ("herefter kaldet Eltel").Eltel behandler personoplysninger, som vi modtager i vores forretninger med kunder, partnere, leverandører, kontrahenter eller andre relevante tredjeparter, til blandt andet HR-relaterede formål, aftalemæssige formål, informationsmæssige formål, fakturering, serviceforbedring og markedsføringsmæssige formål. Personoplysninger kan også behandles til andre formål, som beskrevet nedenfor. Denne Databeskyttelsespolitik forklarer, hvilke personoplysninger, der behandles, formålene hvortil personoplysningerne anvendes, hvordan personoplysningerne behandles samt registrerede personers rettigheder, hvad angår behandlingen af personoplysninger. Alle personoplysninger behandles i overensstemmelse med denne Databeskyttelsespolitik og den gældende databeskyttelseslovgivning.

Eventuelle spørgsmål om, hvordan Eltel indsamler, behandler og lagrer persondata, skal rettes til den lokale Eltel-repræsentant i hver respektiv jurisdiktion, som anført i slutningen af denne politik.

1. Baggrund og formål

Formålet med denne Databeskyttelsespolitik er at beskytte Eltels kunders, partneres, leverandørers, kontrahenters og andre relevante tredjeparters rettigheder, hvad angår overholdelse af gældende databeskyttelseslovgivning samt at give oplysninger om Eltels rettigheder som den dataansvarlige.

2. Anvendelsesområder og omfang

Politikken gælder for alle enheder og alle medarbejdere i Eltel-koncernen.

3. Definition af personoplysninger og behandling af personoplysninger

Begrebet "personoplysninger" anvendes til at beskrive alle oplysninger, der kan bruges til direkte eller indirekte at identificere en specifik enkeltperson. Eksempler på personoplysninger er en persons fornavn og efternavn, telefonnummer, personnummer, adresse, faktorer i forbindelse med den fysiske fremtræden og oplysninger om beskæftigelse, CV, samt en persons e-mailadresse, online-brugernavn og IP-adresse.

Behandling af personoplysninger er en driftsopgave, der foretages i forbindelse med personlige oplysninger, uanset om det foregår automatisk eller ej. Således omfatter behandling for eksempel indsamling, registrering, lagring, tilpasning eller ændring, genfinding, overførsel eller på anden måde at gøre oplysninger tilgængelige ved at kombinere datasæt og sletning af data.

4. De personoplysninger, der behandles af Eltel

Type af personoplysninger og kilde Formål Retsgrundlag Opbevaringstid/kriterier
Identifikationsoplysninger; navn, personnummer, fødselsdato og nationalitet At gøre Eltel i stand til at opfylde alle aftalemæssige forpligtelser. Opfyldelse af en aftale I aftalens løbetid og så længe det kræves i henhold til gældende lovgivning for bogføring og arkivering samt så længe et krav kan fremsættes mod Eltel
Kilde: Fra den registrerede eller den registreredes arbejdsgiver At gøre Eltel i stand til at opfylde sine pligter i forbindelse med kontraktmæssige forhold. Dette omfatter behandling af personoplysninger til fakturering, oplysninger/kontakter, dokumentation af de ydede tjenester, transaktioner med registrering og planlægning og udførelse af tjenester.  Opfyldelse af en aftale I aftalens løbetid og så længe det kræves i henhold til gældende lovgivning for bogføring og arkivering samt så længe et krav kan fremsættes mod Eltel
  For at gøre Eltel i stand til at styre en effektiv procedure i tilfælde af nødsituationer og krisestyring. 
For at gøre Eltel i stand til at udføre kreditvurderinger, sikre kommercielt følsomme oplysningers fortrolighed og sikkerhedsundersøgelser. 

For at gøre Eltel i stand til at administrere og vedligeholde personlige registreringer, at oprette databaser over medarbejdere, kunder, partnere, leverandører, kontrahenter og andre relevante tredjeparter, herunder oplysninger om leverede tjenester, modtagne tjenester og forretningsmuligheder. 

For at gøre det muligt for Eltel at offentliggøre henvisninger på Eltels hjemmeside og i ekstern kommunikation [1]
For at gøre det muligt for Eltel at gennemføre undersøgelser og evalueringer med henblik på at planlægge, organisere og administrere arbejdet og sikre dets kvalitet.
Legitim interesse  
Kontaktoplysninger; adresse, telefonnummer, e-mailadresse For at gøre Eltel i stand til at komme i kontakt med de respektive parter for at opfylde alle pligter i forbindelse med aftaleforholdet. Opfyldelse af en aftale I aftalens løbetid og så længe det kræves i henhold til gældende lovgivning for bogføring og arkivering samt så længe et krav kan fremsættes mod Eltel
Kilde: Fra den registrerede eller den registreredes arbejdsgiver For at gøre det muligt for Eltel at administrere og opfylde alle forpligtelser i henhold til præceptiv lov samt regulatoriske og selskabsledelsesmæssige pligter. Dette omfatter at give korrekte oplysninger til relevante myndigheder - såsom skattevæsenet, og at indsamle oplysninger i forbindelse med retssager. Retlige forpligtelser I aftalens løbetid og så længe det kræves i henhold til gældende lovgivning for bogføring og arkivering samt så længe et krav kan fremsættes mod Eltel
Kilde: Fra den registrerede eller den registreredes arbejdsgiver For at gøre Eltel i stand til at styre en effektiv procedure i tilfælde af nødsituationer og krisestyring.
For at gøre Eltel i stand til at udføre kreditvurderinger, sikre kommercielt følsomme oplysningers fortrolighed og sikkerhedsundersøgelser.

For at gøre Eltel i stand til at administrere og vedligeholde personlige registreringer, at oprette databaser over medarbejdere, kunder, partnere, leverandører, kontrahenter og andre relevante tredjeparter, herunder oplysninger om leverede tjenester, modtagne tjenester og forretningsmuligheder.

For at gøre det muligt for Eltel at offentliggøre henvisninger på Eltels hjemmeside og i ekstern kommunikation [2]
For at gøre det muligt for Eltel at udføre undersøgelser og evalueringer med henblik på at planlægge, organisere og administrere tjenesterne for at sikre arbejdets kvalitet.
Legitim interesse I aftalens løbetid og så længe det kræves i henhold til gældende lovgivning for bogføring og arkivering samt så længe et krav kan fremsættes mod Eltel
HR-oplysninger; arbejdsmæssige kvalifikationer, tidligere arbejdserfaring, testresultater, CV’er
Kilde: Fra den registrerede eller den registreredes arbejdsgiver
For at gøre det muligt for Eltel at tilbyde og levere tjenester til kunder og partnere, og for at deltage i udbud.
For at gøre Eltel i stand til at administrere og vedligeholde personlige registreringer, at oprette databaser over medarbejdere, kunder, partnere, leverandører, kontrahenter og andre relevante tredjeparter, herunder oplysninger om leverede tjenester, modtagne tjenester og forretningsmuligheder.
Legitim interesse
 
I aftalens løbetid og så længe det kræves i henhold til gældende lovgivning for bogføring og arkivering samt så længe et krav kan fremsættes mod Eltel
Faktureringsoplysninger; bankoplysninger, kreditkortnumre og faktureringsoplysninger
Kilde: Fra en kontraherende part
 For at gøre Eltel i stand til at opfylde sine pligter i forbindelse med kontraktmæssige forhold. Dette omfatter behandling af personoplysninger til fakturering, dokumentation af de ydede tjenester og transaktioner med registrering.
For at vedligeholde regnskabsmateriale eller andre økonomiske optegnelser af hensyn til bogføring.
Opfyldelse af en aftale
 
Retlige forpligtelser
I aftalens løbetid og så længe det kræves i henhold til gældende lovgivning for bogføring og arkivering samt så længe et krav kan fremsættes mod Eltel

Oplysninger om opgave; arbejdstid, arbejdsopgaver, arbejdsbeskrivelse

Kilde: Eltel

For at gøre det muligt for Eltel at tilpasse sin organisatoriske struktur, administration af arbejdsstyrken, projekttid, samt
ressourceplanlægning af arbejdstiden.

For at gøre det muligt for Eltel at udføre undersøgelser og evalueringer med henblik på at planlægge, organisere og administrere tjenesterne og opgaver for at sikre arbejdets kvalitet.

Legitim interesse
 
I aftalens løbetid og så længe det kræves i henhold til gældende lovgivning for bogføring og arkivering samt så længe et krav kan fremsættes mod Eltel
Kommunikationsdata; korrespondance med Eltel via e-mails, telefon, fax eller post
Kilde: Eltel
For at gøre Eltel i stand til at sikre korrekt bemyndigelse, tilladelse og adgang til faciliteter og IT-systemer, og at overvåge og sikre overholdelse af regler, der kommunikeres, angående tilladt brug af IT-systemer samt at sikre, at kommercielt følsomme oplysninger forbliver fortrolige.
For at gøre det muligt for Eltel at administrere og opretholde aftaleforholdet.
 Legitim interesse
 
Opfyldelse af en aftale
I aftalens løbetid og så længe det kræves i henhold til gældende lovgivning for bogføring og arkivering samt så længe et krav kan fremsættes mod Eltel
Digitale oplysninger; personoplysninger indsamlet, når Eltels tjenester og hjemmesider anvendes samt applikationer inklusive IP-adresser, browserdata, trafikdata og brugermønstre
 Kilde: Eltel
For at gøre Eltel i stand til at sikre korrekt bemyndigelse, tilladelse og adgang til faciliteter og IT-systemer samt at overvåge og sikre overholdelse af regler, der kommunikeres angående tilladt brug af IT-systemer og sikre, at kommercielt følsomme oplysninger forbliver fortrolige.
 
Legitim interesse
 
I aftalens løbetid og så længe det kræves i henhold til gældende lovgivning for bogføring og arkivering samt så længe et krav kan fremsættes mod Eltel

[1] Bemærk, at oplysninger om markedsføring kun videregives, hvis Eltel har modtaget samtykke til denne videregivelse
[2] Bemærk, at oplysninger om markedsføring kun videregives, hvis Eltel har modtaget samtykke til denne videregivelse 

5. Hvordan personoplysningerne håndteres

Eltel behandler kun personoplysninger til de formål, de blev indsamlet, og som anført i skemaet. Yderligere behandling kan forekomme, hvis det er lovligt og kompatibelt med de formål, hvortil personoplysningerne oprindeligt blev indsamlet. Eltel har truffet passende tekniske og organisatoriske forholdsregler til beskyttelse af personoplysningerne for at sikre, at kun bemyndigede personer gives adgang til personoplysningerne. De organisatoriske forholdsregler, som er truffet, er f.eks. politikker, instrukser, retningslinjer vedrørende sikkerhedsforanstaltninger samt administration af logning og systemer til revisionsspor.

Eltel kan have behov for at give personoplysninger til relevante myndigheder (f.eks. skattemyndigheder) på baggrund af præceptiv lov og for at opfylde alle juridiske forpligtelser.

Fordi Eltel er et led i en koncern bestående af selskaber med forretningsaktiviteter i forskellige lande, vil det desuden være nødvendigt at overføre personoplysninger til selskaber i koncernen uden for den registrerede persons eget land, der har behov for at modtage disse personoplysninger, for at Eltel kan opfylde formålene, som anført i skemaet. Dette er altid genstand for en vurdering i henhold til lokal lovgivning eller kontraktkrav.

Personoplysningerne kan også overføres til samt behandles af selskaber inden for EØS, der udfører tjenester for Eltel (databehandlere), for at disse selskaber skal være i stand til at udføre de af Eltel krævede tjenester. Tjenester, der kan kræves, er eksempelvis, men ikke begrænset til, levering af infrastruktur, forsikring samt administration af IT-tjenester. Kun personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde disse formål, gives til disse relevante parter. Databehandlerne er forpligtede til at handle i overensstemmelse med Eltels instrukser, og til at indføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til beskyttelse af personoplysningerne.

6. Adgang til oplysninger

Personoplysninger er kun tilgængelige for bemyndigede medarbejdere, der har et job, hvor det er nødvendigt at behandle personoplysninger for at opfylde sine opgaver. Disse medarbejdere gives kun adgang i overensstemmelse med princippet om mindst mulig adgang, og har derfor kun adgang til personoplysninger, som er strengt nødvendige til opfyldelse af formålene med behandlingen. Tilgængelighed, fortrolighed og integritet ved logs, der indeholder personoplysninger, sikres altid. 

7. Varighed af behandling og sletning af personoplysninger

Eltel vil ikke opbevare eller behandle personoplysninger i længere tid, end hvad er nødvendigt for at opfylde de specifikke formål anført i skemaet, eller på anden måde i denne Databeskyttelsespolitik eller i henhold til gældende præceptiv lov. Følgelig vil Eltel, når formålet er opfyldt, hvad angår en specifik type personoplysninger, slette de relevante personoplysninger, så snart det er rimeligt muligt.

8. Rettigheder angående personoplysningerne

En registreret person har ret til at anmode om adgang til personoplysningerne vedrørende vedkommende. Retten til adgang omfatter oplysninger om, hvorvidt personoplysninger vedrørende en person behandles eller ej, de relevante personoplysninger, der behandles, og formålet med behandlingen. En registreret person har også ret til at berigtige eller fuldstændiggøre personoplysninger, såfremt personoplysningerne er unøjagtige eller ufuldstændige.

Sletning af personoplysninger kan også kræves, hvis personoplysningerne bl.a. ikke længere er påkrævede i forbindelse med de formål, hvortil de blev indsamlet, hvis behandlingen er ulovlig, eller hvis personoplysningerne skal slettes for at overholde en retlig forpligtelse i Den Europæiske Union eller i en registreret persons eget land, som Eltel er genstand for. Listen er ikke udtømmende, og spørgsmål vedrørende behandlingen bedes rettet til Eltel, hvis en registreret person ønsker, at vedkommendes oplysninger slettes. En registreret person er også berettiget til at protestere over visse behandlinger eller anmode om, at behandlingen af personoplysninger begrænses, hvis den registrerede person mener, at der skal stilles spørgsmål ved nøjagtigheden af personoplysningerne, hvis den registrerede person mener, at behandlingen er ulovlig, eller hvis den registrerede person mener, at Eltel ikke længere har behov for personoplysningerne som anført i skemaet eller i denne Databeskyttelsespolitik.

Det bemærkes imidlertid, at selv om en registreret person protesterer over bestemte behandlinger, kan Eltel stadig have behov for at fortsætte denne behandling af personoplysninger som værende nødvendig i henhold til gældende lovgivning, f.eks. for at kunne opfylde retlige kontraktforpligtelser. Hvis en registreret person har klager over, hvordan personoplysningerne behandles, eller ønsker flere oplysninger derom, kan vedkommende kontakte Eltel. En registreret person er også berettiget til at indgive klage angående databehandlingen hos den relevante tilsynsmyndighed, dvs. Datainspektionen (Sverige) - www.datainspektionen.se; Office of the Data Protection Ombudsman (Finland) - www.tietosuoja.fi; Datatilsynet (Norge) - www.datatilsynet.no; Datatilsynet (Danmark) - www.datatilsynet.dk; Datenschutzkonferenz (Germany) www.datenschutzkonferenz.de; State Data Protection (Litauen) - www.ada.lt; and The Bureau of the Inspector General for the Protection of Personal Data (Polen) - www.giodo.gov.pl

En anmodning om at udøve individuelle rettigheder, hvad angår behandlingen af personoplysninger skal sendes pr. e-mail til dataprivacy@eltelnetworks.com

Bemærk venligst, at vi kan bede en registreret person om at bekræfte sin identitet for at sikre, at vi ikke videregiver personoplysninger til en ubemyndiget person.

9. Opdateringer til databeskyttelsespolitikken og manglende overholdelse af denne databeskyttelsespolitik

For at sikre overholdelse af den gældende databeskyttelseslovgivning med de til enhver tid værende ændringer kan denne politik til enhver tid ændres af Eltel. Den gældende Databeskyttelsespolitik kan altid findes på eltelnetworks.com/dataprotection. Alle brud på Databeskyttelsespolitikken skal indberettes til Eltel. Et brud på denne politik bliver taget alvorligt og kan medføre, at der skrides til nødvendige handlinger. Eltel har en skriftlig plan til og proces for håndtering af databeskyttelseshændelser.

En registreret person skal give Eltel meddelelser om ændringer i personoplysningerne om vedkommende for at lette nøjagtig og sikker behandling af personoplysninger.